As vantagens de um local físico de referência sem as obrigações inerentes à ocupação permanente. É este o racional dos escritórios virtuais que cada vez mais atraem empresas e profissionais liberais.

O perfil dos seus utilizadores é tão diverso quanto os benefícios que determinam esta opção e a agilidade a sua principal característica: diversas modalidades de uso, que podem ser alternadas, já que a respetiva unidade temporal mínima obrigatória não ultrapassa, na maior parte dos casos, um mês.

O leque de serviços é organizado em camadas, acompanhando os seus custos, naturalmente, essa complexificação.

Na maior parte das ofertas existentes no mercado, o plano base disponibiliza o essencial destes “escritórios à distância”: a morada oficial – para efeitos fiscais e contacto com clientes ou parceiros – e a receção do correio que lhe é dirigido.

Exemplo: O Pedro é empresário, consegue desenvolver toda a sua atividade por via telefónica (em casa) ou de visitas diretas aos seus clientes. O carro, o telemóvel e o portátil são as suas ferramentas de trabalho. Porém, não quer misturar o domicílio pessoal com o profissional. Para que não sejam comuns, alugou um escritório virtual que lhe faculta a morada oficial, recebendo a correspondência para ela expedida.

Num patamar de maior número de serviços, que pode ser segmentado, surgem as comunicações telefónicas e plataformas digitais. Os serviços incluem atendimento telefónico/reencaminhamento de chamadas (podendo estender-se à cedência de um número), fax, conta de e-mail, website e acesso a apps de apoio.

Exemplo: A Joana é consultora, desempenha as suas funções como trabalhadora independente. É também formadora e tem períodos em que não está contactável. Por outro lado, tem momentos em que as solicitações dos clientes se sobrepõem. Perante isto, optou por ter um apoio profissional, que evite que perca as comunicações que lhe são dirigidas. As chamadas são atendidas pelo escritório virtual (quando a Joana não o pode fazer), além de ter à sua disposição um e-mail e até um website com chancela empresarial. A completar o pacote, pode ainda usufruir de uma app que centraliza a informação sobre essas interações.

No topo dos planos existentes no mercado dos escritórios virtuais, há ainda a solução mista, que cruza o conceito original (sem cedência de espaço físico) com o coworking (partilha de recursos), através da disponibilização de uma sala durante o horário e frequência contratualizados (horas diárias, semanais, etc).

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Exemplo: Victoria integra uma empresa espanhola na área da informática sem escritório em Portugal, território pelo qual é a responsável da unidade de negócios. De 3a a 5ª feira trabalha em Lisboa. Todas as 4as feiras, das 16 às 19 horas, tem alugada uma sala num espaço de coworking, de forma a poder reunir com os clientes estratégicos.

O preço destes serviços revela-se sempre inferior aos custos fixos que o aluguer de um imóvel acarretaria: renda (especialmente em Lisboa, uma cidade onde o aluguer do m2 está entre os 15 mais caros da Europa), energia, água, limpeza, eventual contratação de pessoal administrativo, entre outros.

Além da diminuição substancial da despesa, todos os constrangimentos ligados à gestão do espaço seriam eliminados – como a gestão dos recursos humanos para assegurar o respetivo bom funcionamento -, bem como os contratempos inesperados decorrentes de ter um escritório sob exclusiva responsabilidade.

Tudo isto representa uma eliminação de desperdício de meios, dinheiro e, não menos importante num negócio, de tempo, o que permite a uma empresa ou profissional liberal dedicar-se exclusivamente ao seu core business, sem o “ruído” de preocupações e tarefas laterais.

A solução dos escritórios virtuais, com a sua multiplicidade e flexibilidade de modalidades, é assim cada vez mais procurada por profissionais liberais e empresas que não tenham a necessidade de um local físico permanente, incluindo os que trabalhem para empresas estrangeiras sem instalações físicas em Portugal.

Nota: Todos os exemplos mencionados no texto são ficcionados

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